Arcadia, il software gestionale per amministratori di condominio

Grazie alla sinergia con il gruppo Dallagiovanna, che entra come partner strategico, si rafforza lo sviluppo della piattaforma gestionale Arcadia. Un software evoluto per semplificare l’attività, aumentare la trasparenza e creare un ecosistema virtuoso tra amministratori, condòmini e fornitori.

Il futuro della gestione condominiale passa attraverso la transizione digitale. Ne sono convinti Luca Masini, consigliere delegato di Duferco Energia e amministratore delegato di Baslab, e Carlo Dallagiovanna, presidente della holding Fratelli Dallagiovanna del gruppo Dallagiovanna, che hanno unito le forze delle rispettive società per potenziare uno strumento evoluto che agevola il lavoro degli amministratori.

Il suo nome è Arcadia: si tratta di un software gestionale, sviluppato da Baslab, che consente di espletare tutte le attività, dalla gestione degli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria al controllo documentale, dalla contabilità alla fatturazione elettronica, in modo immediato e veloce, consentendo un notevole risparmio di tempo e garantendo la massima trasparenza.

Un servizio efficace per gli amministratori, ma anche per i condòmini e i fornitori che, partecipando all’interno della stessa piattaforma, hanno la possibilità di creare un sistema virtuoso di servizi e sinergie.

Il mercato si governa anche con la formazione

Com’è nata la partecipazione del gruppo Dallagiovanna nella società Baslab?

Carlo Dallagiovanna. Fino a due anni fa la mia società era in concorrenza con Baslab e il software Arcadia che era un prodotto molto simile al gestionale operativo che offrivamo anche noi agli amministratori.

Il nostro gestionale, che prima si chiamava Archicont e poi si è evoluto in D360, si applicava a diversi software di contabilità e sosteneva l’amministratore nelle sue attività quotidiane di gestione documentale e interventi e tutto.

Avevamo stanziato dei grossi investimenti per arrivare nel 2025-2026 ad avere un software simile all’attuale Arcadia, anche se con meno funzionalità.

Il nostro obiettivo era arrivare a circa l’80% delle capacità operative di Arcadia: il nostro target era l’amministratore medio, non i grossi studi, ma le finalità erano le stesse, cioè mettere in condizione gli amministratori di avere degli strumenti informatici, organizzativi e contabili, che fossero equivalenti a quelli che hanno a disposizione le grandi multinazionali che operano nel settore della gestione immobiliare.

Quindi con Baslab ci siamo trovati in competizione per diversi anni, dal 2019 fino al 2024: insieme rappresentavamo le uniche due società che riuscivano a muoversi, sia commercialmente che con assistenza al cliente, con dei livelli di servizio superiori al mercato.

 La forza economica di Baslab o del mio gruppo per sviluppare prodotti di questo tipo era sicuramente superiore a quella che poteva mettere in campo la singola software house o il singolo amministratore per perfezionare la sua attività.

Poi cosa è successo?

Uno dei clienti più importanti sia per Baslab che per il gruppo Dallagiovanna ci ha chiesto di collaborare in qualità di gruppo di certificazione con Baslab e la piattaforma Arcadia, aprendo i database.

L’obiettivo era far sì che qualsiasi attività di certificazione e servizi realizzati dal nostro gruppo andasse in automatico negli archivi di Arcadia, e di conseguenza in quelli del cliente, praticamente in tempo reale. Da qui è partito tutto un lavoro, che ha portato poi all’unione delle due realtà.

Qual è stata la sua prima reazione alla richiesta del cliente?

Grazie al confronto con interlocutori di grande competenza e fiducia reciproca, abbiamo compreso il valore dell’iniziativa. I primi incontri furono piuttosto formali, ma con il tempo è emersa una forte affinità tra le due realtà: stessi principi, stessa etica del lavoro, stessa attenzione verso il cliente.

Dopo diversi momenti di confronto, è maturata la volontà di unire le forze e mettere in comune le rispettive competenze per costruire qualcosa di solido e innovativo.

Con quali obiettivi?

Carlo Dallagiovanna. Lo scopo non era fare business con questo software, ma sostenere il settore per permettere a tutti gli amministratori di lavorare in maniera più efficiente, e poi indirettamente avere anche noi dei benefici grazie ai vari servizi sviluppati dai nostri gruppi.

Così è nata l’operazione e la trattativa. Questa operazione ha permesso di ottimizzare molto le due realtà e mettere a fattor comune potenzialità che già adesso stanno permettendo di sviluppare delle ottime sinergie e nuovo lavoro, ognuno nel proprio settore.

Qual è stato il momento in cui è scattata la scintilla?

Lo spunto è nato quando mi sono reso conto delle forti affinità tra le due aziende e del potenziale di una collaborazione più strutturata. Da lì è iniziato un percorso durato circa un paio di mesi, che si è sviluppato in modo naturale e rapido, culminando in una stretta di mano e formalizzato ufficialmente davanti a un notaio diversi mesi dopo.

Un altro spetto che vivo con particolare orgoglio è che, nonostante entrambe le aziende avessero importanti leve commerciali da far valere nella trattativa, nessuna delle parti ha pensate di avvalersene. Una cosa positiva, e purtroppo rara sul mercato, che ha confermato la solidità valoriale su cui si fonda questa collaborazione.

Se lavoreremo bene insieme agli amministratori, saremo in grado di ottenere risultati eccellenti, offrendo ottimi servizi ai condòmini e raggiungendo importanti quote di mercato nei prossimi anni.

Quindi le potenzialità di questa partnership vanno molto al di là della gestione dello studio di amministrazione?

Luca Masini. Sì, è un sistema esponenziale. Le garanzie di solidità patrimoniale che i due gruppi insieme riescono a dare a chi usufruisce dei nostri servizi sono molto importanti. In questo momento nessuno in Italia è in grado di offrire queste garanzie, sia nel settore luce e gas dove Duferco Energia è il riferimento, sia nel settore delle certificazioni in cui opera il gruppo Dallagiovanna.

Le nostre due reti commerciali stanno cominciando a dialogare e conoscersi per ottimizzare i servizi e il servizio di assistenze da offrire agli amministratori, dando un valore aggiunto al mercato. Le sinergie con i clienti si stanno sviluppando adesso e daranno i loro frutti nei prossimi tre-quattro anni.

Già adesso stiamo comunque iniziando a lavorare insieme in particolare nella provincia di Milano, traendo vantaggi dalle informazioni e richieste che arrivano dagli amministratori tramite la rete commerciale Duferco Energia e viceversa.

Riusciamo a sostenerci a vicenda, anche svolgendo attività con gli stessi clienti, ma complementari, e questo amplifica ulteriormente la possibilità di dare servizi agli amministratori e risolvere problematiche in tempi molto veloci.

Dall’incontro dei vostri due gruppi è nato dunque un nuovo polo?

Luca Masini. Duferco Energia conta a oggi in portafoglio 16mila studi per oltre 150 mila condomìni in 108 province in tutta Italia. Fin da quando nacque Arcadia nel 2019, avevamo sempre avuto in mente di andare oltre la vendita di commodity e dare una visione di quello che sarebbe stato lo sviluppo della gestione immobiliare nei prossimi anni.

Abbiamo un grande rispetto per questo mondo: chi opera come amministratore deve essere una figura estremamente competente, che può incorrere in rischi civili e penali molto importanti, e che possiede un patrimonio di conoscenze e relazioni che vanno oltre la gestione delle parti comuni.

Cosa succederà nei prossimi anni in cui il ricambio generazionale sarà inevitabile? Quale sarà lo sviluppo di questo settore? Assumendo esperti di sviluppo di applicativi rivolti agli amministratori, abbiamo voluto creare attraverso Baslab una piattaforma, Arcardia, che raggiungesse tre obiettivi importanti: semplificazione, sintetizzazione e programmazione delle attività, tutto all’interno di un unico strumento, generando grandi economie di scala.

All’interno di un device l’amministratore può infatti gestire tutto quello che riguarda la contabilità, la tesoreria, i ticket, la posta, le mail e creare un ponte di comunicazione verso i condomìni. Insieme al gruppo Dallagiovanna abbiamo pensato a come fare il salto e dare dei servizi anche alle persone che vivono in condominio.

Questa è stata la grande sfida e l’idea condivisa che insieme intendevamo sviluppare, mettendo a fattor comune le nostre competenze, le nostre visioni e la nostra capacità di creare valore.

Tutto all’interno di una visione proiettata al futuro: fra 10 anni il settore non sarà più gestito come oggi, tra ricambio generazionale, nuove tecnologie, intelligenza artificiale, il cambiamento sarà totale e inevitabile.

Qual è il feedback da parte degli amministratori?

Luca Masini. Il nostro obiettivo è quello di far diventare l’amministratore l’imprenditore di sé stesso. Cambiare il modo di lavorare di una categoria è molto complicato. Lo spirito di conservazione è altissimo, ma è altrettanto vero che il mercato non si governa più con i metodi tradizionali.

Apprezzo comunque molto, e i numeri lo dimostrano, la capacità di questi professionisti di saper cambiare: non è facile cambiare le modalità di lavoro dello studio e dell’organizzazione, ma posso dire, con circa 400 studi nel portafoglio Arcadia, che l’interesse sta crescendo a vista d’occhio.

Riceviamo tante testimonianze di persone che ci ringraziano e questa per noi è la più grande soddisfazione, al di là dell’aspetto economico.

Il primo feedback che riceviamo dagli amministratori è il sorriso che deriva loro dalla tranquillità e sicurezza nell’affidarsi a Baslab come partner in grado di aiutarli a fare il salto di qualità.

Vedere queste persone che si affidano a noi ha dato anche lo stimolo per fare investimenti e accompagnare l’amministratore nel periodo di transizione dal loro gestionale ad Arcadia, con l’assistenza del personale in studio e online. All’inizio il cliente non viene mai lasciato solo e stiamo per avviare anche un corso dedicato a ragionieri ed esperti contabili.

Qualificheremo persone selezionate sul mercato che, attraverso i finanziamenti per la formazione messi a disposizione della Regione Lombardia in specifici settori professionali, saranno istruite sull’utilizzo del software Arcadia.

Questo permetterà di mettere sul mercato nuove figure contabili esperte nell’uso del gestionale, dando un ulteriore sostegno agli amministratori che non hanno personale qualificato in studio. Il primo corso partirà all’inizio di settembre con otto persone, l’obiettivo è creare dei cicli di 8-10 persone ogni mese.

Quindi sarà creato un vivaio di nuovi professionisti che potranno essere assorbiti dagli studi?

Luca Masini. Sì. Accanto a questa iniziativa, l’anno scorso abbiamo organizzato un corso di alta formazione universitaria telematica con circa 40 amministratori che lavorano già con Arcadia dedicato ad approfondire le skill psicologiche e di gestione delle relazioni.

Quindi abbiamo realizzato un corso online di quattro lezioni, tenute da quattro diversi professori, a seguito delle quali i partecipanti hanno sostenuto un esame. Al percorso online sono state affiancate due giornate in aula, che si sono concluse con il rilascio dell’attestato rilasciato dal Miur.

Anche la formazione si inserisce nella visione di creare strutture, persone e professionisti che vanno oltre la gestione immobiliare, all’interno di una grande rete in cui sono tutti connessi: amministratori, condòmini, fornitori.

Come entrano i fornitori nella piattaforma?

I fornitori possono entrare in questa grandissima rete in diverse maniere e, essendo iscritti, possono prendere in carico degli interventi che gli amministratori assegnano man mano che arrivano le richieste.

Si crea immediatamente un’efficace gestione dei processi e un corretto scambio di informazioni tra tutti gli attori coinvolti, nella massima trasparenza e con un notevole risparmio di tempo, anche per il personale dello studio.

Luca Masini. La piattaforma Arcadia è integrata e non vede differenze tra i condomini, amministratori e fornitori. Al momento stiamo testando una funzionalità molto innovativa che sfrutta l’intelligenza artificiale per rispondere alle richieste dei clienti su uno stesso argomento: l’intelligenza artificiale risponderà direttamente alle mail e consentirà di ridurre il flusso di chiamate allo studio.

Attualmente siamo al 50% di riduzione delle chiamate e contiamo di arrivare a ottobre all’80%. Tutto questo si inserisce in un progetto di semplificazione che possa consentire all’amministratore di gestire meglio lo studio, di crescere, prendere più clienti, gestire marketplace e convenzioni, intercettando anche risorse che possano migliorare la capacità economico-finanziaria.

Chi oggi è dentro la piattaforma Arcadia è entusiasta perché ha risparmiato tempo, ottimizzato i margini e riesce a gestire molto meglio i clienti

Sono in programma altre evoluzioni?

Sono previste ulteriori evoluzioni: in alcune aree, una quota significativa di amministratori utilizza già Arcadia per la gestione del proprio parco immobili.

Questo genera un vantaggio concreto, perché il database della piattaforma tende a rappresentare l’intero patrimonio immobiliare del territorio, creando nel tempo un archivio condiviso.

L’attività dell’amministratore diventerà sempre più fluida, anche in operazioni complesse come il passaggio di consegne, che potrà avvenire in modo immediato e automatizzato.

Qual è il vostro pensiero sul futuro della professione dell’amministratore di condominio?

La piattaforma Arcadia consente con le stesse risorse di raddoppiare o triplicare il proprio patrimonio immobiliare, riducendo del 60-70% le spese e le gestioni ridondanti che non portano valore.

Il futuro della professione dell’amministratore di condominio non può esimersi dalla tecnologia e dall’intelligenza artificiale.

Sicuramente andremo verso un mondo in cui poche strutture riusciranno a fare tanto e meglio, ma bisogna saper gestire i processi.

Non dico che Arcadia è la soluzione a tutto, ma sicuramente è un pezzo della soluzione. Oggi l’amministratore ragiona come un professionista, che ha strumenti modesti per esercitare il proprio lavoro, rincorrendo i problemi, invece di anticiparli e governarli.

In futuro dovrà sempre più ragionare come un imprenditore, diventare un uomo di impresa che fa marketing sui propri clienti, i condòmini, e crea business.

Per gli amministratori si creano leve interessanti in termini di soluzioni ai problemi e di incremento dei loro rapporti economici. E c’è un’altra conseguenza di tutto questo sistema: la libertà del professionista di scegliere quanto accelerare nell’ambìto della sua professione, perché non sarà più schiacciato dalla gestione di attività quotidiane infruttifere e dalle richieste dei condòmini.

Da sinistra, Carlo Dallagiovanna e figlio, al centro Luca Masini

Un altro aspetto importante è quello della manutenzione programmata: l’app è utile anche in questo senso?

Assolutamente sì. Così come è possibile aprire un ticket per attività di manutenzione straordinaria, allo stesso modo si può operare le le attività di intervento ordinario.

All’interno di Arcadia un grande cruscotto consente di gestire su un device tutte le segnalazioni che vengono inserite nella piattaforma, anche se si è in vacanza.

Quindi andiamo verso un amministratore proattivo?

Stiamo già andando in questa direzione.

Quali sono i vostri obiettivi per il 2025?

In questo momento la nostra forza sul mercato è la capacità di assistenza ai professionisti ai massimi livelli. Il nostro obiettivo è quello di migliorare sempre di più e far sì che Arcadia arrivi nell’80% degli studi professionali di tutta Italia.

Per le varie tipologie di studi abbiamo già dei modelli da proporre, che sono anche flessibili, e qui si misurerà la nostra capacità di assistenza e di penetrazione del mercato. La piattaforma è già completa, ma sarà perfezionata in un’ottica di sempre maggiore semplificazione, proprio per renderla il più possibile friendly a tutti i livelli di esercizio.

Come può mettersi in contatto un amministratore interessato ad Arcadia?

Basta visitare il sito di Baslab o mettersi in contatto con il nostro personale.

Arcadia è il gestionale studiato sulle specifiche esigenze dello studio di amministrazione dei condomini. Arcadia è un software in cloud, quindi può essere utilizzato su qualsiasi computer o tablet.

Gli aggiornamenti sono automatici come anche i backup quotidiani; inoltre, tutti gli obblighi sull’archiviazione dei dati e sicurezza sono assolti da Arcadia, rendendo il Gdpr dello studio meno complesso.

Arcadia consente di gestire tutte i documenti fiscali, la contabilità condominiale, fatture e pagamenti, generare le dichiarazioni per ottemperare agli obblighi sulla privacy. In più, attraverso il pannello di controllo dedicato, l’amministratore può organizzare e gestisce tutte le commesse legate a un condominio.

Inoltre, le manutenzioni programmate consentono di pianificare tutti gli interventi ricorrenti garantendo un reale risparmio di tempo. I fornitori possono essere coinvolti direttamente grazie all’app in maniera semplice e intuitiva.

Arcadia è compatibile con la maggior parte dei software gestionali utilizzati in studio, permettendo di importare i dati dei condomini, dei fornitori, struttura condominio, tabelle millesimali e conti economici in maniera automatizzata ed evitare il lavoro di data entry.

Il software consente inoltre di inviare comunicazioni importanti, avvisi e documenti direttamente ai condòmini con pochi clic, utilizzando un sistema di messaggistica integrato.

Anche i condòmini possono godere di un’esperienza abitativa più connessa e partecipativa, semplificando la gestione delle emergenze e migliorando la comunicazione con l’amministratore.

Arcadia consente infatti di aprire ticket di emergenza e verificare lo stato delle segnalazioni, consultare rate e scadenze, ricevere promemoria, avvisi e aggiornamenti, accedere a una vetrina di annunci e offerte dedicate pubblicati da parte di altri condòmini, visualizza dettagli e informazioni del condominio, dello studio e tutto quello che può servire per contattare i fornitori, partecipare alle assemblee condominiali in modo digitale, consultando i verbali e votando sulle decisioni importanti.

Duferco energia – Baslab

Luca Masini

Duferco Energia nasce nel 2010 a Genova per gestire gli impianti fotovoltaici e idroelettrici del Gruppo Duferco, attivo nel settore siderurgico, e poi amplia il suo focus, specializzandosi anche nella vendita di energia elettrica e gas per tutti i segmenti di mercato.

Con oltre 16 mila studi a portafoglio e più di 150 mila condomini in fornitura, Duferco Energia è uno dei principali player nazionali del settore.

Baslab, è stata creata nel 2019 con lo scopo di mettere a punto una piattaforma digitale per la gestione dell’attività dell’amministratore di condominio aperta ai clienti e che potesse fornire loro servizi a valore aggiunto.

Il gruppo Dallagiovanna

Carlo DallaGiovanna

Il gruppo DAggiungi nuovoallagiovanna è composto da una galassia di aziende nel mondo della manutenzione ascensori, certificazioni e servizi condominiali.

Lato servizi terziario il gruppo comprende quattro Enti di certificazione (Csdm, Eurocert, IctGenesia, Ies) che verificano la sicurezza di ascensori, impianti messa a terra, cancelli e salubrità delle acque, con particolare sorveglianza sulla legionella, e cinque società di servizi (Dallagiovanna Group, Domusnet, Gestirsi, Sicura Solutions e Tsi Milano), per un totale di oltre 500 dipendenti tra ingegneri e personale di studio. Nell’ambito delle principali attività delle società di servizi si elencano:

• Dvr Documento di Valutazione dei Rischi con analisi dei rischi, valutazione delle misure da attuare e redazione di tutta la documentazione;
• Dvrl ( documento valutazione rischi legionella);
• Valutazione del fabbricato per la sicurezza antincendio e identificazione delle misure da attuare in caso di emergenza;
• Valutazione del rischio e scelta delle eventuali misure di protezione contro i fulmini;
• Gestione del profilo e delle comunicazioni sul portale Curit Impianti Termici;
• Registro Anagrafe Sicurezza con analisi e monitoraggio delle condizioni di sicurezza delle parti comuni e degli impianti dell’edificio;
• Adempimenti in materia di privacy ai sensi del Gdpr 2016/679;
• Censimento amianto con verifica in più fasi e nomina di terzo responsabile;
• Duvri Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenza nell’esecuzione dei lavori, nomina del responsabile e gestione delle misure di protezione e prevenzione;
• Formazione per addetti al portierato con rilascio di attestato;
• C.I.S. Certificato di Idoneità Statica con valutazioni di secondo livello e monitoraggio, igienizzazione e disinfezione degli ambienti;
• Valutazione dei livelli di esposizione all’inquinamento elettromagnetico.

di Veronica Monaco