Gdpr e condominio: cosa cambia con le linee guida 2025

Le Linee Guida 2025 del Garante aggiornano le regole sul trattamento dei dati nei condomìni, rafforzando trasparenza, ruoli privacy e responsabilità.

Focus su videosorveglianza, Dpia, minimizzazione e nuovi obblighi per amministratori, fornitori e condomini

Il 2025 ha segnato un importante passo avanti per la protezione dei dati personali nel contesto condominiale con la pubblicazione, da parte del Garante per la protezione dei dati personali, delle nuove Linee Guida sul trattamento dei dati personali nell’ambito condominiale (Provv. n. 209/2025 del 10 aprile 2025).

Un documento di ampio respiro, frutto dell’esperienza maturata dall’Autorità e delle molteplici segnalazioni pervenute negli anni, che aggiorna e supera i precedenti interventi, tra cui il provvedimento del 2006 e il vademecum del 2013.

Un approccio sistemico tra diritto civile e privacy

Il documento si apre con un chiarimento fondamentale: il trattamento dei dati in condominio non può prescindere dal coordinamento con le norme civilistiche.

Il Codice Civile, specie dopo la riforma del 2012, ha disegnato un Condominio strutturato come ente di gestione privo di personalità giuridica, ma dotato di autonomia e soggettività limitata.

L’amministratore è il motore di questo ente, e assume un ruolo chiave nel trattamento dei dati, a seconda delle funzioni svolte.

Chi è il titolare del trattamento? dipende dal contesto

Una delle novità più significative riguarda l’individuazione dei ruoli privacy. Il documento distingue con chiarezza tra i casi in cui il titolare del trattamento è:

• il Condominio: ad esempio, quando l’assemblea delibera l’installazione di un impianto di videosorveglianza, o affida incarichi a consulenti esterni;
• l’amministratore di condominio: quando opera sulla base di compiti attribuiti direttamente dalla legge, come nella tenuta dei registri obbligatori, nella convocazione dell’assemblea, o nella gestione dell’anagrafe condominiale;
• il singolo condomino: quando effettua trattamenti per finalità strettamente personali, come l’installazione di una telecamera privata in area esclusiva;
• soggetti terzi (fornitori): quando operano su incarico dello studio di amministrazione, ad esempio per attività di recupero crediti o manutenzione, e sono nominati responsabili del trattamento.

La designazione del titolare deve quindi basarsi non solo su criteri formali, ma su un’analisi sostanziale delle finalità e dei mezzi del trattamento.

Responsabile del trattamento: non basta la nomina, serve il contratto

Quando il Condominio (o l’amministratore) affida trattamenti a soggetti terzi, è obbligatorio formalizzare l’incarico con un contratto o altro atto giuridico che disciplini in dettaglio i compiti, le istruzioni documentate, le misure di sicurezza e i limiti del trattamento.

Le Linee Guida 2025 allegano un modello di nomina a responsabile del trattamento (Allegato A) da personalizzare. L’assenza di tale contratto può determinare l’illiceità del trattamento e l’irrogazione di sanzioni.

Il principio di minimizzazione: gestione corretta delle informazioni

L’Autorità ribadisce con forza che il trattamento dei dati deve essere adeguato, pertinente e limitato rispetto alle finalità. Non sono quindi ammessi comportamenti come:

• riportare commenti personali nei registri condominiali (“è single”, “non partecipa mai”);
• affiggere in bacheca elenchi con morosità e nomi;
• comunicare recapiti privati senza consenso, se non strettamente necessario.

Esempi positivi includono invece la corretta raccolta dei dati per l’anagrafe condominiale, le comunicazioni per l’assemblea e la conservazione della documentazione contabile.

La videosorveglianza in condominio

Un’attenzione particolare è stata dedicata dal Garante alla videosorveglianza, tema da sempre delicato.

Le Linee Guida ribadiscono che l’installazione di telecamere sulle parti comuni è consentita solo previa delibera assembleare approvata con le maggioranze di cui all’art. 1136, secondo comma, c.c. (maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno 500 millesimi).

Il provvedimento assembleare deve descrivere espressamente le finalità, il perimetro delle riprese e la durata della conservazione. Il sistema deve essere segnalato con apposita cartellonistica e le immagini possono essere visionate solo da soggetti formalmente autorizzati.

Il Garante ribadisce inoltre la necessità, in presenza di dipendenti, di rispettare le condizioni previste dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.

Più complessa è la questione delle telecamere installate dai singoli privati. L’Autorità distingue tra impianti installati per fini esclusivamente personali, non soggetti al Gdpr (es. una telecamera che inquadra solo la soglia del proprio ingresso), e impianti che riprendono parti comuni o aree altrui.

In questi casi, il trattamento è soggetto pienamente al Regolamento, e sarà lecito solo in presenza di un rischio concreto e documentato (atti vandalici, minacce…).

In assenza di una concreta base giuridica, l’installazione può costituire una violazione, con rischio di sanzioni.

Il Garante richiama, in questo senso, la sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea (causa C-212/13), e chiarisce che anche i trattamenti effettuati da un condomino privato devono rispettare i principi di liceità, proporzionalità e minimizzazione.

Valutazione d’impatto nel contesto condominiale

Un ulteriore elemento di rilievo introdotto dalle Linee Guida 2025 riguarda la necessità, in taluni casi, di redigere una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (Dpia), prevista dall’art. 35 del Gdpr.

Il Garante chiarisce che la Dpia non è un adempimento formale, ma uno strumento sostanziale che consente al titolare del trattamento di valutare, prima dell’avvio di un trattamento, la necessità e proporzionalità delle operazioni, nonché i rischi che queste possono comportare per i diritti e le libertà delle persone fisiche coinvolte.

Nel contesto condominiale, la Dpia è raccomandata – se non necessaria – in presenza di sistemi di videosorveglianza che comportano un monitoraggio sistematico e su larga scala delle aree comuni o delle zone accessibili a più soggetti (si pensi, ad esempio, a un impianto installato in un supercondominio o che sorvegli anche i varchi di accesso da via pubblica).

Il Garante ribadisce che la Dpia deve contenere almeno quattro elementi: la descrizione sistematica del trattamento previsto, la valutazione della sua necessità e proporzionalità rispetto alle finalità, la valutazione dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati e le misure previste per affrontare tali rischi.

È compito dell’amministratore, quale responsabile o co-titolare del trattamento, promuoverne la redazione ove richiesto, anche coinvolgendo soggetti esterni qualificati.

L’assenza ingiustificata di una Dpia in casi che ne richiedano l’effettuazione può comportare l’irrogazione di sanzioni da parte dell’Autorità, oltre che rendere illegittimo il trattamento.

Le Linee Guida sottolineano che il documento deve essere redatto prima della messa in opera del trattamento stesso e aggiornato ogni qual volta vi siano modifiche rilevanti alle modalità operative o tecnologiche adottate.

In tal senso, la Dpia si affianca al registro dei trattamenti e al piano di formazione come parte integrante del sistema di accountability del condominio.

Condominio minimo e supercondominio: chiarimenti operativi

Le Linee Guida chiariscono che anche i cosiddetti “condomini minimi” (due soli partecipanti) sono soggetti alla normativa privacy, soprattutto in presenza di impianti di videosorveglianza o altri trattamenti strutturati.

In caso di supercondominio – più edifici con parti comuni – spetta all’amministratore del supercondominio curare la compliance, specie per i trattamenti su aree comuni inter-blocchi (cancelli, parcheggi).

Registro dei trattamenti e rendicontazioni

Il Condominio è generalmente escluso dall’obbligo di tenuta del registro dei trattamenti (art. 30 Gdpr), ma quando l’amministratore è titolare del trattamento – come spesso accade – deve redigerlo per la propria attività professionale.

Il principio di accountability impone in ogni caso che le scelte in materia di privacy siano documentate, motivate e verificabili.

Il verbale assembleare, nel caso dei trattamenti deliberati dall’assemblea, costituisce a tutti gli effetti uno strumento di rendicontazione.

Avv. Carlo Pikler | Vicepresidente del Il Foro Immobiliare.

Verso una cultura della privacy condominiale

Le nuove Linee Guida pongono l’amministratore al centro del sistema di responsabilità e tracciano una strada chiara per la conformità.

Non basta più “gestire bene” il condominio: occorre farlo in modo trasparente, documentato e conforme al Gdpr. Una sfida di professionalità che coinvolge amministratori, fornitori, consulenti e, in ultima analisi, ogni condomino.