Diario condominiale: obblighi degli amministratori

Il diario condominiale è fondamentale: conserva l’anagrafe dei residenti, ma anche le scadenze obbligatorie, come le manutenzioni oppure la documentazione relativa alle assemblee.

L’amministratore è obbligato a tenere, conservare e aggiornare in modo puntuale i registri del condominio. Il registro di anagrafe condominiale (articolo 1130 n. 6 del Codice civile) indica le generalità dei singoli proprietari, dei titolari di diritti reali e di quelli personali di godimento. I relativi dati identificativi devono comprendere il codice fiscale, la residenza o domicilio.

Nel registro devono essere specificati i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle rispettive condizioni di sicurezza delle parti comuni del palazzo.

I titolari del diritto personale di godimento possono essere i soggetti che detengono l’unità immobiliare in ragione di un rapporto di locazione o dell’eventuale assegnazione della casa coniugale nel procedimento di separazione dei coniugi. Occorre che siano aggiornati anche i dati catastali delle singole unità, oltre alle condizioni concernenti la sicurezza dell’edificio.

Il diario condominiale conserva l’anagrafe dei residenti ma anche le scadenze obbligatorie

Che cosa contiene

Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore entro 60 giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe.

Decorsi 30 giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone i costi ai responsabili. Si tratta di un compito prettamente amministrativo, essendo teso alla trasparenza della gestione dell’edificio.

L’amministratore deve puntualmente tenere il registro dei verbali delle assemblee. In questo libro (articolo 1130 n. 7 del Codice civile) deve indicare l’annotazione di tutte le riunioni, anche quelle che non sono andate a buon fine, deve trascrivere le eventuali mancate costituzioni delle assemblee, le deliberazioni assunte in sede assembleare nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.

L’indicazione della mancata costituzione dell’assemblea contempla principalmente i casi in cui la stessa è andata deserta. È prassi consolidata che l’avviso di convocazione indichi due diverse e successive chiamate dell’assemblea: nel caso in cui la prima riunione non raggiunga il prescritto quorum costitutivo si procede alla seconda.

Vengono in considerazione i cosiddetti verbali negativi, dove non vi è alcun deliberato, quando la riunione non ha potuto raggiungere, in ragione della mancata costituzione, la maggioranza necessaria per deliberare un certo argomento, neppure in seconda convocazione (articolo 1105 del Codice civile).

L’utilizzo

I verbali negativi assumono rilievo in particolari casi, laddove uno o più condomini può richiedere l’intervento dell’autorità giudiziaria. Sono le fattispecie in cui il giudice deve sopperire all’inerzia del condominio: così è per lo stabile costituito da più di otto condomini che non riesce a nominare l’amministratore.

Lo stesso è per l’edificio composto da più di dieci abitanti quando l’assemblea non riesce ad approvare il regolamento dello stabile. Al registro dei verbali delle assemblee, deve avere allegato, ove esistente, il regolamento del condominio (articolo 1138 del Codice civile).

Nomina e revoca

Il registro di nomina e revoca dell’amministratore deve riportare, cronologicamente, le date di assunzione e di cessazione del mandato dei vari amministratori dell’edificio, senza soluzione di continuità.

L’annotazione è obbligatoria anche nel caso di nomina e revoca per provvedimento dell’autorità giudiziaria, dovendo comprendere l’indicazione degli estremi del relativo provvedimento.

Ci si chiede se anche l’accettazione dell’incarico debba essere segnato sul registro dell’amministratore, trattandosi di adempimento necessario per la corretta assunzione del mandato.

Amministrazione

Il registro di contabilità, come si vedrà meglio in seguito, deve indicare tutte le operazioni economiche concernenti l’edificio: in esso sono da specificare i singoli movimenti contabili, in entrata e in uscita.

Le registrazioni devono essere effettuate in ordine cronologico: occorre che sia possibile la chiara lettura della gestione economica dell’edificio.

La singola annotazione deve essere eseguita dall’amministratore entro 30 giorni dalla data in cui l’operazione è stata effettuata. La registrazione oltre questo termine può qualificarsi come grave irregolarità (articolo 1129 del Codice civile), tale da legittimare la revoca del mandato se non si riesce ad avere immediata contezza della contabilità del condominio. Stante l’epoca moderna, il registro può essere tenuto anche con modalità informatizzate.

Conservazione

L’amministratore ha l’obbligo di conservare tutta la documentazione concernente la gestione dell’edificio (articolo 1130 n. 8 del Codice civile). Si tratta dei documenti attinenti ai rapporti con i condomini, principalmente in termini contabili, allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio nonché al condominio.

Per gli impianti a servizio dell’edificio è importante conservare la documentazione che attesta l’esecuzione delle verifiche di installazione del servizio e di quelle periodiche. L’ascensore è, per esempio, soggetto a verifica periodica ogni due anni ex art. 13, Dpr n. 162/1999. La conservazione di tutta questa documentazione è importante anche nel momento in cui cessa il mandato.

Deve essere fatta oggetto di passaggio di consegna tra l’amministratore uscente e quello entrante onde potergli permettere di conoscere la data in cui porre in essere i suoi adempimenti, nel caso dell’ascensore ad esempio quando scadono i due anni (articolo 1129, comma 8, del Codice civile).

Adempimenti

Tutta la documentazione del condominio deve essere conservata per dieci anni. La puntuale tenuta dei registri, la conservazione della documentazione per il tempo prescritto sono precisi adempimenti dell’amministratore.

Se questi non se ne curasse, si potrebbe avere, per assurdo, che non sa chi convocare all’assemblea condominiale (registro anagrafe), una confusione contabile (registro di contabilità) ovvero non conosce le scadenze relative alle manutenzioni, anche periodiche, dei beni comuni (mancata conservazione documenti). Si pensi, per esempio, alle varie verifiche a cui deve essere sottoposto l’ascensore.

Di questa documentazione il legislatore ha sancito l’importanza tanto da prevedere, come meglio si vedrà in seguito, l’ipotesi di revoca per giusta causa.

di Anna Nicola